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发表时间: 2020-06-07 20:41:18

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长假过了,很多白领又开始为繁重的工作焦头烂额、各种加班了。其中,密密麻麻的Excel是最难以处理的东西之一,不过你可知道,Excel中总会包含很多令人神往的秘技,想让自己不加班?那就赶快来看一看吧。电脑维护

技巧1. “替换批量搞定不规则字段电脑维护

有些ERP或管理软件导出的数据,往往会在命名或格式设置上与我们的日常习惯不一致,那么如何快速将外部程序导出的数据规范化呢?

 

快速将清单中的员工姓名修改为批量名称电脑维护

以上面这张表格为例,所有的员工姓名前面都多出了一个工号,同时还用一个短横杠与姓名连接起来。想要取消这个工号,可以借助Excel中的查找与替换功能批量修改。具体方法是:选中要处理的字段,按下Ctrl+F调出查找与替换对话框,然后在查找内容栏输入“*-”替换为一栏保持空白,接下来点击全部替换就可以了。

通过查找与替换批量整理姓名栏

技巧2.一键完成行列统计电脑维护

制表时常常会涉及到行列汇总,很多网友的做法是利用SUM函数或者开始”→“编辑菜单下面的自动求和命令加以实现。其实Excel中还有一个更快捷的方法,只要先选中要汇总的行或列,点击右下角弹出的快速分析按钮,继续选择汇总标签,这时表格下方就会模拟弹出一条汇总行,支持求和、平均值、计数、百分比汇总等计算,点击完成添加。此外我们也可以借助这个面板实现右侧区汇总,只要点击面板后面的按钮即可。。

借助快速分析可迅速得到行列小计值

技巧3.多工作簿同时输入相同内容

很多时候我们会在同一工作表的多个工作簿中输入相同内容,最典型一个场景,就是做表时忘记添加了某一字段,而需要后期补添。这种情况一个工作簿一个工作簿地手工添加显然很麻烦,在Excel中我们完全可以先用鼠标点击要处理的工作簿标签,然后手工敲入要添补的内容。回车之后,你会发现所有被选中的工作簿都会自动同步这一操作,这也就是经常说到的Excel“工作组功能。

 

多工作簿同时输入相同内容电脑维护

技巧4.多工作簿快速汇总电脑维护

从事财务工作的小伙伴常常会用标签分组自己的表格,最常见的就是划分成汇总表“1“2“3”……。虽然这种设计貌似在思路上比较清晰,但却不利于后期统计。比方说最常见的各月合计值汇总,使用的公式就是:“=“1”!A1+”2”!A1+”3”!A1+”4”!A1……”。这里小编为大家提供一个更简洁的公式参考,即直接在汇总表中输入“=SUM(“1:12”!A1)”,相比之前方法,新公式的结构更简单且更不容易出错!

 

多工作簿快速汇总

技巧5.快速填补空白单元格

很多时候,我们会为表格中的空白单元格填充数据,不过由于空白单元格的位置很分散,选择与填充都不方便,还很容易出错。其实类似问题完全可以借助Excel定位条件命令辅助完成。

通过条件定位快速在空白单元格间跳转

具体操作是:选中带有空白格的表格区域,点击开始”→“查找和选择”→“定位条件”→“空值将所有空白单元格选中,这时手工输入数据,完成后直接按下Tab键,即可快速跳转到下一个空白单元格上。

技巧6.如何将不规则日期替换为日期格式

有时下级单位呈报上来的文件并不是规范的报表格式,一个最典型例子就是使用了“2017.1.2”这种不规范日期格式。众所周知,这样的数据是无法被Excel识别的,同时也无法利用数据透视表进行年、月、日的分组统计。

如何将不规则字段快速转换为标准的日期格式,通常方法是借助查找与替换批量修改日期中的连接符,用“-”替换之前的“.”。同时借助日期字段→”单元格格式“→”数字“→”自定义“→“yyyy-mm-dd“来实现日期显示的规范化。两组操作之后,一个规范化的报表就迅速出现在我们面前了。

规范化日期格式

技巧7. 一键将文本转换为数字

出于各种各样的原因,有些表格中的字段可能被无意间设成了文本,这样的字段即便输入数字也是无法参与运算的。很多网友的做法是点击单元格右上角的叹号图标挨个转换为数值,其实我们也可以一次性将所有要处理的数据选中,统一点击右上角的叹号图标,这时所有的数值就批量化完成转换了。

一键将文本转换为数字

与之类似的,有些CRM或网银系统导出的数据也会出现类似情况,比方说显示的会计格式但实际却为文本类型。解决方法依旧是通过查找与替换功能将“,”分隔符先行清除,然后再利用上述方法一键转换为数字。

会计格式数据处理

技巧8.多工作簿批量打印

很多小伙伴习惯于使用多工作簿进行数据记录,但这样的表格打印起来却是个麻烦。其实Excel中暗含了一种更快捷的打印方式,即首先选中要打印的工作簿,直接按下Ctrl+P,这样所有的工作簿便一次性被打印出来了。

 

多工作簿同时打印

技巧9. 只删数值不删公式电脑维护

平时我们经常会遇到一些可以重复使用的表格(比如月报表),如何快速清除数值而不删除表格里的公式是个大难题。其实Excel为我们提供了一项超级简单的办法,即首先选中数据区,点击开始”→“查找和选择”→“定位条件,然后在弹出对话框中点击常量,这时Excel就会自动选中所有数值区而同时排除公式区,按下Delete键后便能将所有的非公式数值删得一干二净了。

只删数值不删公式

技巧10.轻松合并多单元格而不丢数据

将多个单元格合并到一起大家都会,但传统的合并与居中总会导致其他单元格里的数据丢失。其实这种情况完全可以借助Excel中的填充对齐完成,具体操作是:首先选中要合并的单元格,点击开始”→“填充”→“两端对齐,接下来你会发现所有选中单元格里的信息已经全部合并到首格里了,这时再进行合并与居中就不会有之前的问题了。

注:本技巧仅支持纵向单元格合并

合并单元格不丢数

技巧11.利用条件格式快速制作对比图表

很多小伙伴都会使用Excel制作图表,但传统方法操作麻烦,效率也不高。其实我们还可以借助另一种方法更快地生成图表,这就是——“条件格式。具体操作是:首先选中要对比的数据列,点击开始”→“格式”→“条件格式”→“数据条,接下来挑选一个自己喜欢的数据条样式。最后再给图表做一些简单的居中、底纹即可。

利用条件格式快速制作对比图表

 

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